Unidade Leopoldina

10/02/2021 | Técnicos administrativos se reinventam diante das mudanças

Quarta-feira, 10 de fevereiro de 2021

Setores-Chave  precisaram rever seus fluxos de trabalho para atender à comunidade acadêmica durante o Ensino Remoto Emergencial

Com a implantação do Ensino Remoto Emergencial (ERE) fez-se necessário trabalhar para oferecer toda a infraestrutura necessária para a efetivação da nova modalidade de ensino. Atividades como registro e controle acadêmico, tecnologia da informação, comunicação e bibliotecas foram algumas das mais impactadas.

Uma das primeiras questões que surgiram após a decisão pelo ERE foi sobre as plataformas virtuais que seriam utilizadas para aulas, momento em que foi instituído um grupo de trabalho para definir e apoiar a estruturação de plataformas. Uma equipe que teve um prazo de apenas três semanas para encontrar as soluções mais adequadas. Ao final, o grupo, presidido pelo diretor adjunto de Tecnologia da Informação, Cléver de Oliveira Júnior, e composto por servidores da área de TI, administrativa e professores, definiu que as plataformas utilizadas seriam SIGAA Turma Virtual, AVA Moodle, Video@RNP e Microsoft Teams.

O trabalho não parou por aí. Também era preciso garantir a segurança do acesso, via firewall, para detectar e prevenir invasões à rede de dados e aos sistemas, bem como informar as tentativas de ingresso indevido ou realização de atividades maliciosas na rede do CEFET-MG. Além disso, foi necessário dobrar a quantidade de máquinas virtuais e recursos do SIGAA em tempo recorde, considerando o elevado número de acessos e operações simultâneas na plataforma. A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) também se empenhou na realização de melhorias da interface para o acesso em dispositivos móveis.

Comunicação

Em um cenário com tantas novidades, o papel da Secretaria de Comunicação Social (Secom) foi garantir que a comunidade universitária fosse informada sobre os detalhes relacionados ao Ensino Remoto Emergencial (ERE). Uma das primeiras iniciativas, em parceria com a DTI, foi criar uma aba específica sobre a modalidade de ensino na página inicial do site institucional. No espaço, de maneira organizada, estão disponíveis todas as resoluções relacionadas ao assunto. Ainda nessa parte do portal, há uma seção em que a equipe elencou as principais perguntas e respostas relacionadas sobre a modalidade de ensino, selecionadas por membros da Comissão Geral.

Outra frente importante de trabalho da Secom tem sido a apresentação/mediação das lives transmitidas no canal oficial do CEFETMG no YouTube. Houve ainda a elaboração de materiais gráficos para a divulgação dos eventos, sob a responsabilidade da Coordenação de Design e Comunicação Audiovisual (CDCA).

Produção de notícias sobre o ensino remoto, sob os mais diversos enfoques, também foi e é responsabilidade da Secom, por meio da Coordenação de Jornalismo e Conteúdo (CJC), com material publicado no site institucional e nas redes sociais. Nesse aspecto, os veículos de comunicação das cidades onde o CEFET-MG se faz presente atuam como parceiros, publicando as sugestões de pauta enviadas pelos jornalistas da Instituição de maneira de maneira espontânea.

Registro Escolar

Após a definição das plataformas em que ocorreriam as aulas do ensino remoto, e a comunidade universitária ser informada sobre como as atividades seriam realizadas, foi dado início a outra ação essencial desse processo, agora por parte Secretaria de Registro e Controle Acadêmico (SRCA) as rematrículas. Isso foi necessário uma vez que parte das matrículas realizadas no início do primeiro semestre, quando as aulas presenciais foram suspensas, ter sido cancelada, sendo preciso rematricular todos os interessados em participar do ERE.

Vencido mais esse desafio, o setor precisou repensar como se daria a emissão de documentos, ainda que esse serviço, em parte, já funcionasse eletronicamente. “Como já tínhamos no sistema recursos para emissão de documentos on-line, como declaração, certificado, histórico com assinatura digital, isso não nos causou grandes dificuldades”, conta Francisco Lanza, da SRCA.

Nesse caso, a mudança foi positiva, dinamizando a execução do serviço. Solicitações que antes eram feitas presencialmente nos guichês, por meio de formulários e contato telefônico passaram a ser solucionadas pelo correio eletrônico, o qual foi amplamente divulgado pelo setor logo no início da pandemia.

A exceção se deu apenas no caso da emissão do diploma, o qual foi temporariamente suspenso, devido à necessidade de acesso aos arquivos físicos dos estudantes, o que não é viável durante o isolamento. Nesse caso, o documento será entregue em um prazo de 60 dias a contar do retorno das atividades presenciais, com data ainda não prevista. Ainda assim, foi possível realizar solenidades remotas de colação de grau para os alunos concluintes. Os formandos receberam, por e-mail, os seus certificados de conclusão de curso e históricos finais.

Biblioteca

Alunos e professores já reunidos virtualmente, aulas sendo ministradas, mas e a Biblioteca? Como acessar aos livros se o espaço precisou ser fechado? A solução veio com a assinatura de um contrato do setor com a Biblioteca Virtual Pearson, a maior plataforma de e-books universitários e formação profissional do Brasil, com 7.464 livros digitais em diversas áreas do conhecimento, produzidos por reconhecidas editoras nacionais e internacionais. Em parceria com a Diretoria de Pesquisa e Pós-Graduação (DPPG), a coordenação da Biblioteca do CEFET-MG também oferece acesso às plataformas de e-books eBrary e ProQuest.

Além de disponibilizar livros para as aulas remotas, Wagner Moreira de Souza, coordenador do Sistema de Bibliotecas do CEFET-MG, explica que, a partir do fechamento físico das Bibliotecas, os serviços que, mesmo antes da pandemia já eram ofertados remotamente, passaram a ter uma demanda muito maior, como, por exemplo, a elaboração de fichas catalográficas e as orientações para normalizações bibliográficas em trabalhos acadêmicos.

Inseridas completamente no mundo virtual, as Bibliotecas também potencializaram a utilização das redes sociais para a divulgação dos serviços on-line, sugestões de fontes de literatura e bases de dados de acesso gratuito disponíveis na internet. “Dentro das possibilidades de cada servidor, as Bibliotecas vêm conseguindo se adequar às exigências do trabalho em casa e do ERE, aprimorando os serviços on-line existentes e reforçando a interação com os usuários por meio das redes sociais”, explica o coordenador.

Fonte: https://www.cefetmg.br/noticias/tecnicos-administrativos-se-reinventam-diante-das-mudancas/